Mae'r Telerau ac Amodau canlynol yn ffurfio'r cytundeb sy'n ofynnol i bob cleient sy'n dymuno llogi unrhyw ystafell o fewn y Deml Heddwch lofnodi
Diffiniadau
Mae “WCIA” neu “GMRC” yn sefyll am Ganolfan Materion Rhyngwladol Cymru. (rhif elusen gofrestredig 1156822)
Mae “Cytundeb Llogi Lleoliad” yn golygu cydnabod a derbyn y Telerau ac Amodau yn ogystal â manylion, dyddiadau ac amseroedd y gweithgareddau arfaethedig yn y Lleoliad a cheisir caniatâd y WCIA ac y mae'r WCIA wedi'i chytuno iddo.
Ystyr “Rheolwr Dyletswydd” yw’r aelod o staff y WCIA a ddynodwyd i reoli/goruchwylio’r Achlysur.
1. Gweithdrefn Gwarchgodfeydd
1.1 Ni chaiff unrhyw archeb ei gadarnhau nes bod yr WCIA wedi derbyn:
1.1.1 Cadarnhad wedi’i lofnodi sy’n dynodi bod y cleient wedi cydnabod a derbyn y Telerau ac Amodau ar gael ar wefan y Deml Heddwch.
1.1.2 Taliad o flaendal ad-daladwy.
1.2 Mae’r swm llawn yn ddyledus un mis calendr cyn yr achlysur.
1.3 Os caiff yr archeb ei wneud llai na un mis calendr cyn dyddiad yr achlysur; fydd rhaid talu’r swm llawn cyn pen ddim wrth archebu.
1.4 Bydd ad-daliadau blaendal llawn neu rannol lle y bo'n berthnasol, yn cael ei ddychwelyd o fewn 14 diwrnod o’r achlysur.
1.5. Gofynnwn am bob achlysur i'w dalu yn llawn ddau fis cyn eich achlysur. Os yw eich digwyddiad yn 14 diwrnod neu lai ac rydym dal heb dderbyn taliad mae gennym hawl i gynyddu y tâl llogi gan 5% i dalu costau gweinyddol hwyr. Gallwn cymred hon yn syth o'ch blaendal felly dylech chi dalu yn brydlon, gan fod ni yn elusen sy'n cefnogi nifer o brosiectau elusennol Gymraeg, mae'n hanfodol fod llif arian gyson i sicrhau sefydlogrwydd y prosiectau.
2. Mynediad i’r Lleoliad
2.1 Fydd ganiatâd i’r cleient, gweithwyr ag isgontractwyr mynd mewn i’r Lleoliad er mwyn ymchwilio’r ystafell a gwneud y cynlluniau angenrheidiol i sicrhau bod yr Achlysur yn llwyddiannus, ar ddyddiadau ac amseroedd a gadarnhawyd ymlaen llaw gan yr WCIA.
2.2 Manylir bob ystafell o fewn y Lleoliad bydd y cleient â mynediad i, gan gynnwys amseroedd mynediad a gadarnhawyd yn y Cytundeb Llogi Lleoliad.
2.3 Bydd rhaid i’r cleient cyrraedd a adael erbyn yr amseroedd â chytunwyd, fel nodir ar y Cytundeb Llogi Lleoliad. Fydd methiant i lynu wrth yr amseroedd â chytunwyd weithiau yn arwain at daliadau ychwanegol. Os bydd yr Achlysur yn rhedeg yn hwyr yn anawdurdodedig (ar ôl rhybudd llafar cychwynnol gan y rheolwr ar ddyletswydd) mae hawl gan y Lleoliad i dorri ar draws y digwyddiad, torri cyflenwad pŵer a gwahardd staff wedi'i logi a thrydydd parti o'r lleoliad gyda neu heb gymorth diogeledd. Os yw hyn yn wir, codir y daliadau ychwanegol i’r cleient yn unol â hynny gan yr WCIA.
2.4 Nid yw’r defnydd o ystafell neu ystafelloedd manwl ar y Cytundeb Llogi Lleoliad yn awgrymu bod gan y cleient hawl i ddefnyddio unrhyw ran arall o'r adeilad, ar gyfer dosbarthiadau, storio neu unrhyw fynediad eraill ac eithrio lle mae'r WCIA wedi cytuno i ddefnydd o'r fath. Os bydd hyn yn digwydd bydd y WCIA yn godi taliadau ychwanegol i'r cleient yn unol â hynny.
3. Offer, Gosod & Staff
3.1 Nid oes hawl i unrhyw offer cael eu danfon i'r Lleoliad heb gytundeb ymlaen llaw gan yr WCIA. Mae gan y WCIA hawl i wrthod offer â ddanfonwyd i'r Lleoliad.
3.2 Rhaid i bob addurniad yn y Neuadd Farmor cael eu cymeradwyo ymlaen llaw gan y WCIA i osgoi difrod i’r farmor neu ffenestru'r lleoliad.
3.3 Rhaid i'r cleient sicrhau bod unrhyw strwythurau pren sy'n dod i'r safle yn Ddosbarth 1 a bod holl orchuddion, deunyddiau meddal a phropiau yn anfflamadwy. Mae gan y WCIA hawl i wrthod y defnydd o unrhyw offer a phropiau.
3.4 Ni chaniateir defnydd o arteffactau gan gynnwys ond nid yn gyfyngedig i ddroniau, tân gwyllt, balwnau heliwm, drylliau gliter, drylliau gonffeti na drylliau llinyn tu fewn neu du allan i'r adeilad; Cedwir y blaendal llawn os defnyddir unrhyw eitemau o'r amrywiaeth yma.
3.5 Ar bob adeg mae diogelwch yr holl bersonél yn y Lleoliad yn hollbwysig. Ni dyle'r bobl eraill sy'n gweithio yn y lleoliad (h.y.. arlwywyr, staff WCIA ac ati) cael eu rhwystro mewn unrhyw ffordd yn ystod y broses o roi i fynnu na chymred lawr yr offer.
3.6 Ar ddiwedd yr Achlysur, neu ar adeg a chytunwyd gan y WCIA yn y Cytundeb Llogi Lleoliad, disgwylir y cleient i dynnu'r holl offer ac addurniadau â ddaeth i'r lleoliad. Ni all y WCIA dderbyn unrhyw gyfrifoldeb am offer neu eiddo arall gadawodd yn y lleoliad cyn neu ar ôl yr achlysur.
3.7 Mae rhaid i'r Lleoliad fod yn glir o unrhyw eiddo y cleient ac mewn cyflwr glân a gellir ei ddefnyddio erbyn yr amser â nodir ar y Cytundeb Llogi Lleoliad. Gall methiant i gydymffurfio â hyn arwain at y WCIA gwaredu'r eiddo a chodi tâl y cleient ar gyfer treuliau yr aed iddynt.
3.8 Mae rhaid i bob contractwr gadael y safle yn yr un cyflwr â phan gyrhaeddant, neu byddent yn wynebu cost glanhau o £100 a ddidynnwyd o flaendal y cleient.
3.9 Bydd y WCIA yn cymryd y mesurau priodol, i ddarparu system annerch y cyhoedd, taflunydd ac offer amrywiol arall mewn cyflwr da. Os yw dechnegydd yn angenrheidiol i gynorthwyo gyda sain neu oleuadau, efallai y bydd ffi ychwanegol. Mae'r WCIA â hawl i fynnu bod eu technegydd yn bresennol yn ystod yr Achlysur a chodi ffioedd fel yn briodol.
3.10 Ni chaniateir unrhyw gontractwyr llwyfan neu dechnegwyr PA sain mynediad i'r Lleoliad oni bai eu bod wedi'i gymeradwyo na'i wirio gan y WCIA, maent wedi eu briffio ar y Lleoliad a'i chyfyngiadau, wedi darparu tystiolaeth o brofion PAT ac wedi talu'r ffioedd priodol.
3.11 Mae rhaid i'r cleient cytuno i ddefnyddio offer y Lleoliad mewn ffordd ddiogel a dychwelyd yr offer nôl mewn cyflwr da. Os niweidir unrhyw offer, codir tâl y cleient.
3.12 Defnydd o unrhyw staff na weithiwyd am y WCIA yn amodol ar ddisgresiwn a fetio'r WCIA. Dynnir costau rhesymol i'r cleient.
3.13 Bydd y nifer o staff a ddarperir ar gyfer yr Achlysur yn benderfynol gan y WCIA, a godir costau i'r cleient yn unol â hynny i sicrhau bod yr Achlysur yn llwyddiannus.
4. Yr Achlysur
4.1 Nodir amseroedd yr Achlysur yn y Cytundeb Llogi Lleoliad. Mae rhaid i'r gwasanaeth Bar orffen 30 munud cyn diwedd y cyfnod llogi.
4.2 Nid oes hawl gan y cleient i wahodd neu ganiatáu mwy o westeion na'r nifer â chytunwyd i fynychu'r Achlysur.
4.3 Mae rhaid i'r Cleient ddarparu rhestr o westeion disgwyliedig i'r WCIA o leiaf 24 awr cyn yr Achlysur pryd mae'r WCIA yn gofyn yn benodol am wybodaeth hon.
4.4 Mae gan y WCIA, ei gynrychiolwyr, cyflogion neu asiantau yr hawl i: a) wrthod mynediad i unrhyw un sydd ym marn y WCIA yn peri risg diogelwch ar neu yng nghyffiniau'r Lleoliad yn ystod, union cyn neu yn syth ar ôl yr Achlysur. A b) ofyn am tystiolaeth o gwahoddiad neu huniaethiad gan bob neu unrhyw gwadd, hebddynt, gall wrthod mynediad i'r Lleoliad.
4.5 Ni chaniateir plant i fynd tu allan i'r Lleoliad heb gwmni oedolyn, ac mae'r plant yn gyfrifoldeb yr oedolion yn eu hebrwng bob amser.
4.6 Ni chaniateir anifeiliaid tu fewn neu du allan i'r Lleoliad ac eithrio cŵn tywys a chŵn cymorth, oni bai bod Rheolwr y Lleoliad yn ei ganiatáu.
4.7 Bydd y cleient yn sicrhau bod holl westeion yn gadael y Lleoliad yn dawel a ni fyddent yn achosi unrhyw aflonyddwch i drigolion lleol neu fusnesau; a bod y gwesteion i gyd yn gadael y Lleoliad ar yr amser cytunwyd i'r Achlysur diweddu. Bydd gwesteion yn cael dim mwy na 15 munud ychwanegol i adael y Lleoliad. Gallai ymadawiad hwyr arwain at 1 awr ychwanegol o ffi llogi i'r costau a chymerwyd o'r blaendal.
5. Bwyd a Diodydd
5.1 Mae werthu a/neu gyflenwi alcohol yn hawl yr WCIA yn unig oni maent wedi gytuno fel arall ymlaen llaw. Nid oes hawl ddod ac unrhyw alcohol o unrhyw ddisgrifiad neu ddiodydd cysylltiedig ar unrhyw adeg neu am unrhyw bwrpas i'r Lleoliad, oni bai mae'r Cytundeb Llogi Lleoliad yn nodi fel arall.
5.2 Ni chaniateir cleient i ddod ag alcohol eu hunain i'r safle. Fydd alcohol yn cael ei ddarparu gan y WCIA neu ein partneriaid arlwyo yn unig.
5.3 Nid yw'r WCIA yn caniatáu'r cleient ddod â bwyd eu hunain i'r safle. Caiff arlwyo ei ddarparu gan ein partneriaid arlwyo yn unig, oni bai nad ydynt fethu gwrdd â gofynion dietegol penodol y cleient. Mewn amgylchiadau o'r fath hon, caniateir arlwywyr allanol yn ôl disgresiwn y WCIA unwaith y bydd y dull gwasanaeth a sut maent yn paratoi bwyd wedi eu hasesu ac mae'r arlwywyr wedi cwblhau'r gwaith papur perthnasol, gan gynnwys llofnodi telerau ac amodau arlwyo nodir ar y wefan. Bydd hefyd ffi ychwanegol o £500.
5.4 Byddai'r nifer o bobl bod arlwyo yn cael ei ddarparu ar gyfer wedi'i nodi yn y Cytundeb Llogi Lleoliad. Bydd y WCIA yn ceisio helpu gydag unrhyw geisiadau am newidiadau i'r nifer hon. Ond efallai byddai newidiadau yn arwain at ffioedd ychwanegol ac mae'r WCIA a'i chontractwyr â'r hawl i wrthod unrhyw newidiadau.
5.5 Ni chaniateir defnyddio bar eich hun. Mae bob gwasanaeth bar yn cael eu ddarparu gan ein partneriaid arlwyo yn unig.
6. Hawl Mynediad & Threfn
6.1 Mae swyddogion, weithwyr ac unrhyw bersonél awdurdodedig y WCIA yn unig â hawl i mynediad i bob rhan o'r Lleoliad ar bob adeg.
6.2 Bydd y cleient yn gyfrifol am gadw trefn yn y Lleoliad ac mae'r WCIA â'r hawl i derfynu unrhyw Achlysur sydd ddim yn dilyn y telerau hyn yn briodol.
6.3 Mae'r asesiad o gynnal y'r Achlysur yn cael eu hasesu gan y Rheolwr ar ddyletswydd, ac mae ganddynt awdurdod llawn i weithredu ar ran y WCIA.
6.4 Mae rhaid i'r cleient a'u gwesteion ymatal rhag unrhyw ymddygiad a fyddai'n dod ag anfri i'r Lleoliad neu achosi anghysur/risg i eraill.
6.5 Mae gan y cleient rhwymedigaeth i hysbysu'r holl westeion am y telerau ac amodau hyn a sicrhau eu bod yn cydymffurfio â hwy. Mae rhaid i bob gwadd unigol gytuno â'r telerau ac amodau. Bydd y Lleoliad yn gorfodi'r telerau ac amodau yn erbyn unrhyw gwadd unigol lle bod yn berthnasol.
7. Gwelliannau i Achlysuron
7.1 Mae rhaid i Reolwr y Lleoliad cytuno i unrhyw newidiadau i amseroedd yr Achlysur ymlaen llaw. Fydd estyniadau logi yn arwain at ffioedd ychwanegol. Ni chaiff wneud unrhyw newidiadau i amseroedd yr Achlysur unwaith mae'r Achlysur wedi dechrau.
7.2 Mae gan y WCIA hawl i rodder cynhyrchion bwyd a / neu ddiod a nodir yn y Cytundeb Llogi Lleoliad gyda chynhyrchion tebyg. Lle bydd modd, byddai'r WCIA yn gwneud ymdrechion rhesymol i hysbysu'r cleient am unrhyw newidiadau o'r fath.
7.3 Mae hawl gan y WCIA wrthod unrhyw gais i gynyddu maint y parti; Os bydd hyn yn arwain at yr Achlysur yn cael ei ganslo, mae'r polisi ganslo isod dal yn berthnasol.
7.4 Bydd unrhyw wasanaethau ychwanegol y gofynnwyd amdani gan y cleient yn arwain at ffioedd perthnasol.
7.5 Bydd unrhyw wasanaethau ychwanegol a ddarperir gan y WCIA gyda neu heb ymgynghoriad y cleient, ar sail iechyd a diogelwch, codir i'r cleient.
7.6 Mae hawl gan y WCIA i ddefnyddio eu cyflenwyr neu gontractwyr ffafriol am unrhyw wasanaethau.
8. Pwrpas yr Achlysur
8.1 Mae rhaid i'r cleient cynrychioli pwrpas y Lleoliad yn llawn ac yn deg. Gall unrhyw gamliwio arwain at yr Achlysur yn cael ei ganslo ar unrhyw adeg gan y WCIA. Ni gall y cleient o dan unrhyw amgylchiadau is-llogi neu gynnig unrhyw ran o'r Lleoliad ar gael i logi.
8.2 Os yw'r Achlysur yn cynnwys nawdd arfaethedig, mae rhaid datgelu hyn yn llawn cyn archebu, a fydd yn cael ei caniatau gyda chytundeb llawn y WCIA yn unig, ac fel y nodir yn y Cytundeb Llogi Lleoliad.
9. Ganslo
9.1 Os ganslwyd yr Achlysur gan y cleient o fewn un mis o ddyddiad yr Achlysur, fydd yr holl daliadau i'r WCIA mewn perthynas â'r Achlysur methu ei ad-dalu a chaiff ei drosglwyddo i ffi canslo os caiff ei chanslo'n llawn, rannol, neu caiff ei ohirio.
9.2 Os ganslwyd archeb wedi'i chadarnhau yn llawn neu'n rhannol gan y cleient, fydd unrhyw ffioedd ychwanegol a ddaw gan y WCIA, mewn perthynas ag archebu, yn cael ei chodi i'r cleient.
9.3 Os gohirir archeb wedi'i chadarnhau, gellir trosglwyddo'r blaendal yn erbyn ffioedd canslo os cytunir gan y WCIA.
9.4 Cedwir y blaendal yn llawn am archebion a ganslwyd rhwng 1 a 6 mis cyn yr Achlysur ond, bydd unrhyw symiau a dalwyd gan y cleient fel tâl llogi ei ad-dalu yn llawn.
9.5 Os ganslwyd 6 mis neu fwy cyn yr Achlysur, caiff y blaendal llawn ac unrhyw arian a delir tuag at y tâl llogi ei ad-dalu yn llawn.
9.6 Mae gan y WCIA yr hawl briodol a rhesymol i ganslo neu derfynu unrhyw archeb yn gyfan gwbl neu'n rhannol unrhyw bryd ac am unrhyw reswm.
9.7 Amgylchiadau anrhagweladwy: Os yw Achlysur yn du hwnt i'w reolaeth, neu ni gall y WCIA (ym marn nhw) gyflawni ei rwymedigaethau i'r cleient yn gyfan gwbl neu'n sylweddol, bydd y Lleoliad yn hysbysu'r Cleient yn unol â hynny a bydd yn ad-dalu unrhyw flaendal perthnasol a/neu unrhyw ddaliad arall yn berthynas i'r archeb, i'r cleient.
10. Cyfrifoldeb y Cleient
10.1 Cynhelir y cleient yn gyfrifol ac yn atebol ac mae rhaid indemnio'r WCIA os achosir unrhyw ddifrod, lladrad neu goll i'r Lleoliad neu eu heiddo gan y cleient, ei weithwyr, ei gontractwyr neu gan unrhyw berson arall ar y safle oherwydd reswm neu bwrpas yr Achlysur, fodd bynnag a phwy bynnag achosir. Nid cyfrifoldeb y cleient yw weithwyr y WCIA neu gontractwyr a benodwyd gan y WCIA i helpu'r Achlysur.
11. Atebolrwydd ac Indemniad
11.1 I'r raddau eithaf a ganiateir gan y gyfraith ni fydd y WCIA yn atebol am: unrhyw golled neu ddifrod i eiddo'r cleient neu eu gwesteion. Unrhyw anghyfleustra neu golled a achosir i unrhyw barti o ganlyniad i ganslo neu derfynu o dan adran 9. Nid yw'r Lleoliad yn gwahardd neu'n cyfyngu ei atebolrwydd am farwolaeth neu anaf personol a achosir oherwydd ei esgeulustod.
11.2 Dylid y cleient cael yswiriant priodol i indemnio'r Lleoliad yn erbyn hawliadau, a gall eu ffeilio yn eu herbyn yn yr achos fod y Lleoliad yn ddioddef â choll, neu niwed o ganlyniad i ddiofyn neu esgeulustod yn gyfan gwbl neu'n rhannol gan y cleient. Dylai yswiriant o'r fath hefyd gynnwys risg anaf corfforol neu farwolaeth y cleient, gwesteion, eu chyflogeion, contractwyr, asiantau neu drwyddedeion, aelodau o'r grŵp neu unrhyw drydydd parti. Mae hyn yn eithrio unrhyw golled, difrod, anaf neu farwolaeth achoswyd gan ddiofyn neu esgeulustod y WCIA.
11.3 Os bernir bod yswiriant yn angenrheidiol, bydd rhaid i'r cleient ddarparu'r manylion llawn i'r WCIA o unrhyw yswiriant a gafwyd ar gais.
11.4 Mae'r cleient a'u gwesteion yn gyfrifol am unrhyw golled a/neu ddifrod bwriadol i ddodrefn ac offer y Lleoliad. Chodir y cleient unrhyw gostau i drwsio unrhyw ddifrod.
11.5 Unrhyw gostau a dynnir gan y WCIA oherwydd methiant y cleient i lynu wrth y Telerau ac Amodau Llogi Lleoliad neu'r Cytundeb Llogi Lleoliad – gan gynnwys ond nid yn gyfyngedig i: yr Achlysur yn rhedeg yn hwyr, gofyniad am staff ychwanegol, gofyniad am bersonél diogelwch, gofyniad am gyllyll a ffyrcau ychwanegol, llestri, neu lestri gwydr, dodrefn ac ati – caiff ei ddidynnu o'r blaendal diogelwch.
11.6 Caiff yr holl ddodrefn ac offer gan gynnwys cyllyll a ffyrc, llestri a neu lestri gwydr ei rhestru ac ni chaniateir offer gael eu trosglwyddo rhwng ystafelloedd/ardaloedd heb gytundeb ymlaen llaw gan y Lleoliad.
11.7 Dylid glynu at y rheolau, rheoliadau, cyngor technegol neu geisiadau eraill rhesymol a ofynnwyd gan y Rheolwr ar Ddyletswydd a staff y Lleoliad yn ystod yr Achlysur.
12. Cadw Blaenal
12.1 Os bod unrhyw glanhau ychwanegol yn angenrheidiol ar ôl yr Achlysur, gan gynnwys y toiledau, neu fod unrhyw ddiod dywyll yn gollwng heb adrodd i'r Rheolwr ar Ddyletswydd neu staff y Lleoliad yn brydlon, chodir ffi o £200.
12.2 Ni chaniateir defnydd o arteffactau gan gynnwys ond nid yn gyfyngedig i ddroniau, tân gwyllt, balwnau heliwm, drylliau gliter, drylliau gonffeti na drylliau llinyn tu fewn neu du allan i'r adeilad; Cedwir y blaendal llawn os defnyddir unrhyw eitemau o'r amrywiaeth yma.
DOES DIM MODD ADDASU'R TELERAU AC AMODAU HON MEWN UNRHYW FFORDD HEB GYMERADWYAETH GAN Y WCIA YMLAEN LLAW.